最近は仕事をする際に生成AIを使わない日はない、というくらいAIを頼っています。私個人としては、生成AIを使うことでほとんどの場合仕事のスピードもクオリティも向上していると感じていますが、状況によってはうまく活用できず、逆に効率が下がったと感じる場面もあります。
AIの使い方については日々模索していますが、最近、AIとうまく付き合っていくためのコツについて気づきがありました。今回はその気付きについて記事にまとめます。現在進行形でAIを使っている人や、今後生成AIを使っていきたいと考えている人の参考になれば幸いです。
生成AIを活用するためのスキルとコツ
最近になって、AIを活用するために最も重要なスキルはコミュニケーションスキルだと思うようになりました。
そして、AIをより有効活用するには、相手がAIであろうと人間であろうとスタンスを変えずにコミュニケーションを取ることがポイントになると思っています。
後々この2つのポイントについて深掘りします。
チームの仕事を円滑に進めるためのコツ
生成AIの有効活用法について深掘りする前に、まずはAIとは直接関係のない仕事のコツを整理します。AIから話題が逸れてしまうのですが、この前段が重要になります。
仕事にも様々な種類がありますが、ここではチーム単位で進める仕事にフォーカスを当て、チーム単位の仕事を円滑に進めるためのコツを整理していきます。
ここでは、仕事を任せる側（リーダーや上司など）と、仕事を任される側（部下など）の２つの立場から、なるべく職種や業種に縛られない、一般的なチームでの仕事のコツをまとめます。
仕事を任される側（部下）の立場における仕事のコツ
- 必要に応じて報連相（情報共有）をする
- 定期的に仕事の進め方や内容に問題ないかを確認する
- 不明点・疑問点は積極的に質問して解消する
- 何かを伝える際は要点をまとめ、簡潔に結論から伝える
- 相談や質問をする際はまずは自分の考えを伝える
仕事を任せる側（上司）の立場における仕事のコツ
- 必要に応じて報連相（情報共有）をする
- アイスブレイクや雑談を挟み、話しやすい空気を作る
- 質問や相談に対して的確で誠実な答えやアドバイスが返す
- 成果に対して適切なフィードバックを伝える
- 作業内容が明確な作業に対しては、具体的な指示を出す
- 相手の考えや意見を引き出し、モチベーションをマネジメントする
重要なのはコミュニケーション
他にも様々な仕事のコツがあるかと思いますが、あくまでも私の観点で業種・職種に縛られない一般的だと思われる仕事のコツをまとめました。仕事を任せる側と任させる側、それぞれの立場からの視点をまとめましたが、どちらの立場においてもポイントになるのはコミュニケーションです。どんな仕事も「報連相」「確認」「質問」「雑談」「アドバイス」「フィードバック」「指示」「伝え方」などは重要ですが、これらは全てコミュニケーションに関わる内容です。
仕事において、チーム間でのコミュニケーションが不足していると、認識のズレが生まれて手戻りなども多くなり、結果的に仕事のスピードもクオリティも落ちてしまうケースが多いです。一方で適切なコミュニケーションが取れているチームでは、認識のズレが少なくなり、結果として仕事の効率が上がります。
一般的に「コミュ力が高い人」と聞くと、話し上手な人や聞き上手な人を思い浮かべる人も多いかと思いますが、チームの仕事においては必ずしも話し上手や聞き上手である必要はなく、適切なタイミングで適切な相手と必要なコミュニケーションをとれるかどうかがとても重要です。
AIとのコミュニケーション
ここからテーマをAIに戻します。
以下は、私が仕事でAIを使うときの活用例の一部です。
- 自分の考えている作業の進め方が問題ないかをAIに確認・相談する
- 進め方で迷っている場合はAIに相談する
- 知らない用語をAIに質問して知識を補う
- エラーが出たりうまくいかない場合は、状況を詳細に伝えて問題解決のサポートをお願いする
- 自分が作成した成果物に対してアドバイスやフィードバックを求める
- 面倒な単純作業は具体的な作業内容を伝えてAIに代替してもらう
このような使い方をすることで、私個人としては仕事のスピードやクオリティが上がったと感じています。私としては、AIを使っているという感覚よりも、AIと対話しているという感覚の方が強いかもしれません。
AIは優秀な上司であり優秀な部下である
このようにAIと対話を重ねているうちに、チームでの仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションのコツと、AIを使って仕事のスピードとクオリティを向上させるためのコツはすごく似ていると思うようになりました。
チームでの仕事を円滑に進めるには、「伝え方」を工夫したうえで「報連相」「確認」「質問」「雑談」「アドバイス」「フィードバック」「指示」など、コミュニケーションの内容を適切に使い分けていくことがとても重要です。そして、この考え方はAIを使う場合でも同じです。
生成AIを優秀な上司・部下・チームメンバーと捉えて積極的にコミュニケーションの取ることで、仕事を効率よく進められるようになると考えています。
相手の事を理解する
人間とのコミュニケーションにおいて大事なのは、相手の事を理解すること、そして、理解しようと歩み寄ることです。
相手がどんな知識を持っているのか、話の文脈で何を理解して何を理解していないのか、といった前提条件を無視して一方的に会話を進めた場合、話が通じずコミュニケーションがかみ合わなくなってしまいます。スムーズな対話をするには、お互いで相手の事を理解しようと歩み寄り、足りない情報は補い、不要な情報は省略しながら、相手に合わせた内容を伝えることが重要です。
このようなコミュニケーションの考え方は相手がAIであっても同じです。AIから有益な情報を得たいのであれば、相手(AI)の特性や強みを理解し、必要な前提知識を相手に伝えたうえでコミュニケーションを取ることが大事です。
AIは人間ではないし、人間はAIではありません。人間とAIはもちろん別であり、区別して扱う場面が多いことでしょう。しかし、コミュニケーション相手という観点では、人間とAIを区別せず、同じスタンスでコミュニケーションを取ることが、AIを有効活用するために大事なポイントであると思います。相手の事を理解し、伝え方を工夫することで相手とのコミュニケーションがスムーズになるという点は、相手が人間であってもAIであっても同じです。
AIとのコミュニケーションのメリット
日ごろから仕事をする際に、関係者と積極的にコミュニケーションを取っている自負がある人は、そのようなコミュニケーション対象者の１人としてAIを加えるだけで、仕事のスピードとクオリティが大きく向上できるのではないかと思います。逆に、普段からコミュニケーションが少なく、認識齟齬が多かったり、言葉足らずで相手に伝わらないことが多いという人は、生成AIを使っても作業効率はそれほど劇的には変わらないかもしれません。
普段から生成AIを使っている人でも、「欲しい結果が得られない」とか「毎回違う答えが返ってくる」と話す方もいます。これはほとんどの場合、AIが悪いのではなく、使っている人間の伝え方の問題です。AIとのコミュニケーションスキルを磨いていくことで、より精度が上がっていき、AIを有効活用できるようになっていきます。
AIの良いところは、何度同じことを聞いても不機嫌にならないこと、そしてどんなタイミングでも会話ができることです。相手が人間の場合だとそうはいきません。同じことを何度も質問していると、相手がどんなにやさしい人でもそのうち不機嫌になることでしょう。また、相手が忙しい人であればあるほど、話すタイミングを見計らう必要も出てきます。
AIとのコミュニケーションでは、タイミングや機嫌を気にしなくても良いという点が大きなメリットです。そのメリットを活かし、AIとの積極的に対話を重ねて、欲しい情報を引き出すコミュニケーションスキルを磨くことができれば、AIを有効活用するスキルと共に、チームメンバーを相手にしたコミュニケーションスキルも鍛えることができるかもしれません。
まとめ
生成AIが登場して移行、いわゆるプロンプトテクニックと呼ばれる方法が多く誕生しました。これらの手法は特定の場面において有効であることは間違いありませんが、本質的には、「相手（AI）のことを理解し、相手に合わせたコミュニケーションを取る」スキルを磨くことで、生成AIの能力をより有効活用できるようになると考えています。
いつの時代においても、最も重要なスキルはコミュニケーションスキルなのかもしれません。